仕事効率化ツール

セミナーハンドアウトや指導医に貰ったプリント類のおすすめ整理法

こんにちは!意識低い系女医のえいみー(@Dr_Amy777)です!

研修医の間も、その後どの科に行っても色々なセミナーや学会、勉強会に参加する機会って数多くありますよね。

こういったセミナーや勉強会、あるいは指導医から貰ったプリント、貴方はどうしていますか?自宅の分厚いクリアファイルに保管している人とりあえずプリント入れボックスに雑然と入れている人…色々かもしれません。

ではもう一つ、その保存してあるプリントは、そこに保存して以来見直したりもう一度開いたりすることが何度ありましたか?

おそらく分厚いクリアファイルに保存しているともう一度開く機会ってほぼないんじゃないでしょうか?

あるいは「そういえばあの時のレクチャーで聞いた気がするなー」「でもあのプリントどこにしまったかなー」「家の棚のファイルの中かなー帰ったら調べてみようかな」と思いつつ、結局ファイルを引っ張り出すのがめんどくさくなってそのまま…なんてパターンとか。

でもかといってこうしたプリントって捨てようにもなかなか捨てられません

そんな捨てようにも捨てられないプリント達のおすすめ保存方法は簡単、PDFにしてデータで保存することです。私は研修医時代からこの方法でほぼ全てのレクチャーや指導医にもらったプリントを保存していますが、以来机はいつもすっきりキレイに片付くし、ふと見返したいと思った時にいつでも見返せるし、良いことづくめなのです。

プリント類をPDF化するメリット

場所をとらない

最大のメリットはこの場所を取らずに保存出来ること。

ちなみに、PCの容量についてどのくらい必要か?という疑問があるかもしれませんが、例えば私が研修医時代の院内レクチャーのプリント72個をPDF化したフォルダのサイズは690MBです。

超高画質の画像で保存したり、動画で保存しないのであれば通常のPDFデータであれば思ってるほど容量は取らないと思います。

後から検索できる

デジタル保存の最大のメリットはこの後から検索出来ることだと思います。PDF化したデータには「自分が後から検索したくなるであろうキーワード」を入れるようにしましょう。

後述する「Evernote」などの無料ツールでは保存したデータに「タグ付け」を行うことが出来ますから、後から検索しそうなワードをタグにして入れておくととても便利です。

iPadなどのタブレットでいつでも見たい時に見られる

最近はタブレットを持っている医師は多いですよね。

タブレットでPDFを閲覧出来るアプリは多くあるので、PDF化したプリントをこうしたドキュメントアプリに入れておけば、いつでも見たい時に見られます。

私は研修医時代に行ったレクチャーや指導医に貰ったプリントは全部PDFにしてiPadのドキュメントアプリに入れているのですが、今でもたまに「内科の先生の電解質のレクチャー」「透析患者の管理のレクチャー」などなどふとした時に気になって開くプリントが結構あります。

しかも手元にあって思い立った時にすぐに調べられるからこそ、何度も見返します。これが家にある重たいファイルに紙のまま保存されたままだったら、仕事が終わって疲れて帰って来てからファイルを開いて見たいプリントを探すなんていうめんどくさい作業、100%出来ない自信が私はあります。

PDF化するためのツール

おすすめはPC用のスキャナーを買うこと

結論から言いますと、一応無料である程度使える機能を備えたツールもありますが、効率を重視するならちょっと値は張りますが思い切ってスキャナーを買ってしまうのが良いと思っています。

スキャナーのメリットは、

  1. 原稿セットしたら複数枚あっても瞬時に読み取ってくれるから効率的
  2. テキスト認識の性能がよく、後から本文内の検索も可能

なのですが、②については最近スマホの無料アプリでもテキスト認識の性能はかなり良いのであまり有意なメリットではないかもしれません。なので一番のメリットは①ですね。

初期費用はかさむものの、スキャナを使うメリットはとにかく手作業が少なくて効率的にPDF化出来ることなので、時間や手間を省きたいなら初期投資と思ってスキャナーを買うとかなり便利です。

無料のツール

Evernote

Evernote自体はとても有名ですから、利用している人も多いのでは?

ただのメモアプリくらいにしか思っていない人も多いみたいですが、Evernoteはスマホアプリだと写真を撮ってそのまま保存してくれる機能があるのです。

この機能が結構便利で、例えば「指導医に話を聞きながら書いた殴り書きメモ」のような捨てられないけど残しておくのも…というようなちょっとしたメモ書きなんかを保存するのにはとても重宝します。

CamScanner

スマホで使える無料のスキャナアプリはいくつかありますが、CamScannerがおそらく最強です。OCR認識(文字認識)の精度がかなり高く、通常のスキャナーにも匹敵するくらいです。

デメリットはやはり一枚一枚を写真に撮るという手間がかかることですね。。。数枚なら良いのですが、何枚もあると結構面倒になってくるかなとは思います。

これはもう無料のスマホアプリだけでやるには限界があるのです。

おすすめのスキャナー

それで、私も使用していて一番のおすすめスキャナーはFUJITSUのScanSnap iX500になります。

研修医の時に買ったのでもう使い始めて5年くらいですが、まだまだバリバリ働いてくれてるスタメンです。

複数枚の原稿もセットするだけどんどん紙送りして両面読み取りも可能だし、テキスト認識の精度も高いです。

価格はそこそこ張るので買うのには勇気がいりますが、私はめちゃくちゃ活用しまくってきたので、研修医の頃に買って良かったと思ってるものナンバー1です^^

おまけ:私が主にPDF化しているもの

セミナーや指導医にもらったプリント類

これはこの記事の中でも何度も述べている通り、捨てようにも捨てられないけどどんどん溜まっていって保存に困るもの…PDFで保存すればあっという間に片付きます。

研修医の時にスキャナを買って以来、一番の用途はこれです。

学会誌

滅多に見返したりすることないけど、捨てづらい、そしてやたら場所を取るものの代表格が学会誌です。

ただ、学会誌をPDF化するにはスキャナだけでなく裁断機も必要になります。私は自分の裁断機を持っていますが、医局や病院に置いてあるところも多いので、活用出来る方はしてみると良いと思います。

医師免許証などの資格書類

地味にPDFにしておくと便利なのがこの資格書類。

医籍登録番号を書く時にもすぐに見られるというメリットもあるんですが、私は時々時間が空くと医師向けのアルバイトをネットで探してやっています。

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当然ながら医師のアルバイトをするためには「医師免許証」や「保険医登録票」などを提出しなければいけないのですが、人気のアルバイトはすぐに決まってしまうことも多いのですぐに提出出来るように上記の書類をPDFにしておくとすごく便利です。

電化製品の説明書など

えっ??って思われるかもしれませんが、テレビや冷蔵庫の説明書もなんとなく保存してあるものの、ほとんど開くことないでしょ?それなら裁断してPDF化しておけば、ちょっとした疑問があればすぐに開けるし、場所も取らないし、あら便利。笑

デメリットはそれを売りたい場合に説明書がなくなることで価値が落ちてしまうこと。なのでiPadやMacBookのような数年経って売るときにも価値がつくようなものにこの技は使いません。

逆に数年使った冷蔵庫や洗濯機、家電製品なんてほぼ価値はゼロ円です。むしろお金を出して引き取ってもらうくらいですから、説明書なんて残しておいても無駄ですし、さっさとPDFにして保存してしまいます。

給料明細や源泉徴収票

私は株などの投資や趣味なのですが、源泉徴収票や給料明細は後から見たい時が時々あるのでちゃんと保存しています。

「えっ給料明細なんて捨てちゃってるよ!?」っていう人も多いみたいですけど、もしも不動産投資などに興味がある場合、自分の収入証明として必要になる場合があるので保存しておくのがオススメです。

まとめ

個人的にプリントをアナログで配る時点でちょっと時代遅れだと思うのですが、これだけ便利なツールが多いのでデジタル化して保存しちゃえば仕事も断然効率化出来ます。

スキャナーも自分で買わなくても院内に置いてある病院も多いですし、上手く活用して日々の仕事を効率化出来るようなデジタルライフを送ってくださいね(*´艸`)

ABOUT ME
えいみー
えいみー
修行や雑用が嫌いな意識低い系ゆとり世代です。なによりもコスパを重視するゆえ、出来るなら必要最小限の努力で立派な医者になりたいです。医局は辛かったので辞めました。要領の良さと見切りの速さがチャームポイントです。医者のQOMLを向上させよう!をテーマに情報発信するためのブログ書いてます。
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